GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Francisco Alfaro
“Oigo y olvido. Veo y recuerdo. Hago y entiendo.” Proverbio chino
Este escrito muestra de manera general y personal una comparación del capítulo 10 del PMBOK y el libro Director Profesional de Proyectos de Pablo Lledó, ambos referidos al tema de las Comunicaciones en el proyecto, se establecerán similitudes y diferencias de ambas lecturas con el fin de analizar más a fondo este fundamental tema para los proyectos.
En todo proyecto debe existir una comunicación de manera efectiva para garantizar un entendimiento global y con esto lograr alcanzar exitosamente los objetivos del proyecto. Para el director de proyecto la comunicación debe ser su principal habilidad, habrán grandes posibilidades de éxito si existe una buena y eficiente comunicación con los miembros de su equipo de trabajo y con los interesados en general.
Similar al PMBOK, Pablo Lledó destaca la responsabilidad que tiene el director de proyecto en explotar esa habilidad de comunicación, la aplicación eficiente de la misma, creará un lazo entre los involucrados internos y externos, mostrando el mismo entorno y compromiso mutuo para el bienestar de todos y el éxito del proyecto.
El equipo de proyecto debe aprender a comunicarse eficientemente, la adecuada circulación de información entre el recurso humano serán factores importantes para la mejor realización del proyecto. Pablo Lledó resalta que sin importar el título o profesión, sino se aprende a comunicarse de manera efectiva no se alcanzará el éxito dentro del proyecto.
El contenido desarrollado muestra de manera comparativa el enfoque que da Pablo Lledó en su libro y lo que se desprende del PMBOK en el mismo capítulo. En esta comparación se pueden apreciar muchas más similitudes que diferencias en ambas lecturas, principalmente referidas a los procesos de gestión de las comunicaciones del proyecto. Seguidamente se analizarán las entradas, las herramientas y las salidas de cada uno de los procesos de gestión de las comunicaciones y la manera en que el PMBOK y el autor Pablo Lledó los explica.
Analizando ambas lecturas, Lledó muestra en su contenido estrecha relación y dependencia con el PMBOK, el análisis desprendido posterior a su lectura mantiene una secuencia lineal en cada proceso de gestión con lo que muestra la guía PMBOK. Este aspecto lo considero favorable para el lector ya que se dispone de ambas lecturas para fortalecer el aprendizaje, Lledó muestra un texto menos denso y muy claro, sin embargo omite bastante contenido de importancia que si se aprecia en el PMBOK.
Como diferencia con el PMBOK, y a favor del libro de Pablo Lledó, él introduce su capítulo 10 mostrando los conceptos principales que el lector debe manejar al finalizar el mismo, considero esto una muy buena técnica para que el lector sepa de antemano la relevancia de los conceptos que está aprendiendo.
Al igual que el PMBOK, la lectura de Lledó nos describe desde el principio el significado general de cada uno de los procesos de la gestion de las comunicaciones del proyecto para posteriormente explicarlos de forma más detallada.
Otra notoria diferencia en ambas lecturas es que al principio del capítulo el PMBOK muestra en su gráfico 10.1 la descripción general de la gestion de las comunicaciones del proyecto, se aprecia en este gráfico los 5 procesos con sus respectivas entradas, herramientas y salidas. Por otro lado, el libro de Pablo Lledó muestra en una tabla cada uno de los procesos de gestión de las comunicaciones distribuidos entre las etapas del ciclo de vida del proyecto, lo cual ubica al lector en el proyecto según cada proceso de gestión.
Podría resaltarse otra diferencia, y es que la lectura de Pablo Lledó es más amena con el lector, durante el capítulo se van creando algunas preguntas del tema las cuales captan la atención e incrementan lo aprendido, de igual manera se muestran ejercicios con sus debidas respuestas que nutren este aprendizaje fortaleciendo cada concepto.
Durante la comparación de ambos documentos se podría resaltar que la principal estructura conceptual es la descripción de los 5 procesos de gestión de las comunicaciones del proyecto. En el PMBOK se explica cada entrada, herramienta, y salida, y remita al lector a varios diagramas de flujo y gráficos explicando el contenido estudiado de una forma más extensa y completa, sin embargo la lectura de Lledó es más concisa pero considero muy eficiente y rica en aprendizaje.
Se puede observar como diferencia en ambas lecturas que el PMBOK antes de iniciar con la explicación de cada proceso de gestión, le explica al lector las dimensiones posibles de la actividad de comunicación: interna y externa, formal e informal, vertical y horizontal, oficial y no oficial, escrita y oral, verbal y no verbal. De la misma manera y a diferencia de Lledó, muestra una serie de habilidades de comunicación que son comunes a la dirección en general y a la dirección de proyectos.
En el primer proceso de gestion de las comunicaciones (identificar a los interesados) como similitud en ambos documentos se resalta que la identificación y gestion de los interesados es clave para el éxito de un proyecto. El PMBOK describe la importancia de identificar a las personas y organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar la información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto. De igual manera, ambos textos coinciden en que se deben identificar los interesados desde el comienzo y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia en el proyecto.
En este proceso de gestión y al igual que en los otros que se verán más adelante, ambos libros reflejan las entradas o necesidades, las herramientas y técnicas, y las salidas o lo que se obtiene en cada proceso. Pablo Lledó muestra como herramienta para el análisis de los interesados 3 pasos: el identificarlos, su impacto y la evaluación. A su vez, este autor crea una adaptación del PMBOK de la matriz poder-interés de los interesados, esta adaptación del autor es más clara y se puede clasificar con mayor facilidad al involucrado según su poder e interés en el proyecto, es una diferencia clara en ambas lecturas.
Finalizando el análisis de este proceso de identificación de involucrados, el PMBOK presenta un ejemplo de una matriz en blanco con los encabezados de las columnas, considero el más apropiado para su uso. Por otro lado, Pablo Lledó brinda al lector un ejercicio de registro de interesados y estrategias muy provechoso para aclarar los conceptos aprendidos.
En el segundo proceso de gestión (planificar las comunicaciones), del PMBOK se extrae la importancia de este proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. Pablo Lledó menciona algo muy importante y es que no se debe comenzar a comunicar sobre la marcha, se debe hacer en forma anticipada y eficiente, siendo proactivos. Un plan de comunicación permitirá al director documentar el enfoque más eficaz y eficiente para comunicarse con los interesados.
Como similitud se puede apreciar en ambos documentos que durante el proceso de planificar las comunicaciones se debe dar respuesta a preguntas como: ¿quién necesita?, ¿qué información?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿cuántos canales?. Los métodos de distribución de información varían ampliamente, ambos documentos muestran en su análisis de requisitos que los canales de comunicación determinan la complejidad de las comunicaciones del proyecto, la cantidad total de canales de comunicación potenciales se obtiene de n(n-1)/2, donde n es el numero de interesados. Por lo tanto, un componente clave de la planificación de las comunicaciones es determinar quién se comunicará con quién y de quién recibirá qué información.
De igual manera el PMBOK como el libro de Lledó muestran la importancia de planificar qué tipo de tecnología se utilizará para la distribución de la información considerando factores como: urgencia, disponibilidad de tecnología, competencias de personal, cambio tecnológico y entorno de trabajo. Lledó menciona a la EDT como una gran herramienta de comunicación.
En ambos documentos se analiza el modelo de comunicación básico, que representa cómo la información se envía y se recibe entre dos partes, definidas como el emisor y el receptor. Los componentes claves de este modelo incluyen: la codificación, el mensaje y el mensaje de retroalimentación, el medio, el ruido y la decodificación. Es importante agregar que una falla en la comunicación puede ejercer un impacto negativo en el proyecto.
En similitud ambos textos mencionan los siguientes métodos de comunicación: interactiva, tipo push (empujar) y tipo pull (jalar). De igual manera al final del proceso se obtiene como salida el importante plan de gestion de las comunicaciones.
Como tercer proceso de gestion de las comunicaciones está distribuir la información, es el proceso en que se brinda la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto durante todo su ciclo de vida. Del PMBOK se observa que la distribución eficaz de la información incluye algunas técnicas como: modelos emisor-receptor, elección del medio, estilo de redacción, técnicas de gestión de reuniones, técnicas de presentación, técnicas de facilitación.
Por otro lado, el libro de Lledó resalta la responsabilidad que tiene el director de proyecto de asegurar que las personas correctas reciban la información apropiada en tiempo y forma. También muestra distintas alternativas para distribuir la información como: mensajería, e-mail, videoconferencia, base de datos, prensa, internet, oficinas virtuales, presentaciones multimedia, etc.
Lledó resalta en su texto la importancia de las dimensiones de la comunicación al momento de distribuir la información (interna, externa, vertical, horizontal, escrita formal, escrita informal, oral formal, oral informal), finaliza con un claro ejercicio de las dimensiones de la comunicación y con otro sobre los metódos de distribución de la información, a diferencia del PMBOK que no avalúa los conceptos aprendidos.
Para el proceso de gestionar las expectativas de los interesados, ambos documentos coinciden en que es el director de proyecto el responsable de llevar a cabo el proceso de gestionar las expectativas de los interesados. Este proceso consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar sus problemas (influir en sus expectativas y abordar sus inquietudes). Tanto el PMBOK como el libro de Lledó coinciden en las habilidades que debe mostrar el director de proyectos para realizar esta gestión con los interesados, habilidades interpersonales como: confianza, resolución de conflictos, escucha efectiva, actitud hacia el cambio, negociación, etc. El proyecto aumenta su probabilidad de éxito con esta gestión, ya que asegura que los interesados comprenden los beneficios y riesgos del mismo.
Como úlitmo proceso de la gestion de las comunicaciones del proyecto está el informar el desempeño, el cual es un proceso de recopilación y distribución de información sobre el desempeño mostrado, incluyendo informes de estado, mediciones del avance y proyecciones. A diferencia del PMBOK, Lledó manifiesta que durante este proceso se compara el estado actual en relación a sus líneas base. Ambos documentos (PMBOK y Libro de Lledó) mencionan que los informes indican el uso de los recursos e incluyen información sobre el alcance, cronograma, costos, calidad, recursos humanos, riesgos y adquisiciones.
A diferencia del PMBOK, el libro de Lledó resume más las herramientas a utilizar para informar el desempeño: análisis de variación, métodos de proyección, métodos de comunicación y sistemas de informes son ejemplo de ello, para obtener como salida el informe de desempeño en el que se comunica la estimación de cómo finalizará el proyecto considerando la información que se tiene al presente en cuanto al alcance, tiempo, costo y calidad.
Como comparación del capítulo décimo entre el libro de Pablo Lledó y el PMBOK, seguidamente se puede apreciar un mapa conceptual que destaca cada uno de los 5 procesos que se han venido mencionando en líneas anteriores, para poder apreciar las similitudes y diferencias en aspectos de: necesidad (entrada), herramientas y técnicas, y lo que se obtiene (salidas), para cada uno de los elementos de los procesos en estudio de la gestión de las comunicaciones del proyecto:
Conclusiones
Posterior al análisis de ambos capítulos se puede hacer énfasis en que tanto el PMBOK como el libro de Pablo Lledó resaltan la importancia que tiene para todo proyecto contar con un director hábil en la comunicación. De esto dependerá mucho el buen rumbo que tome el proyecto hacia el éxito.
El PMBOK y el libro de Pablo Lledó reflejan que una comunicación fluida y constante con todos los interesados internos y externos será fundamental para la buena marcha del proyecto. Cualquier proyecto se desarrollará de la mejor manera con una adecuada identificación de todos los interesados y su respectiva gestión de expectativas.
En similitud, de ambos libros se concluye que la adecuada distribución de la información en tiempo y forma será primordial para cada uno de los interesados, las personas correctas deben recibir la información apropiada en el momento y por el medio adecuado, de esto dependerá el camino hacia el éxito de los proyectos.
Se concluye que ambas lecturas se relacionan de gran manera, son muy similares y el contendio de fondo es el mismo, Pablo Lledó en su texto busca reflejar de manera más simple lo que el PMBOK nos enseña.
La forma en que este autor expresa la temática la considero muy fácil de asimilar por lo que nos enseña bastante, más aún con los ejercicios que muestra en su capítulo, es una gran herramienta y apoyo a disposición para aumentar nuestro aprendizaje en lo que a administaración de proyectos trata.
Recomendaciones
Debemos comunicar, y aprender a comunicar tal como se infiere de ambas lecturas. Muchas de las soluciones que buscamos para el beneficio de nuestros proyectos están muy cerca, es solamente saber comunicar nuestra necesidad para encontrar la solución.
Es recomendable mantener como principal fuente de información el uso del PMBOK, ya que su contenido es más amplio y completo, el desarrollo del capítulo 10 es claro aunque más extenso que el del libro de Lledó, los conceptos se abarcan en su totalidad y su explicación es adecuada, además de que la revisión a la que está sujeta esta bibliografía es de la principal fuente en materia de administración de proyectos.
Por otro lado, el libro de Pablo Lledó “Director Profesional de Proyecto” sirve como un importante libro guía que repasa y complementa la información que brinda el PMBOK, es una gran herramienta de estudio y preparación de este gran autor para nutrir e incrementar nuestro conocimiento en conceptos tan importantes y claves para el crecimiento profesional.
Referencias.
Lledó, P. (2009). Director Profesional de Proyectos: cómo aprobar el PMP sin morir en el intento. Victoria, BC Canadá: Pablo Lledó.
Project Management Institute, I. (2008). Fundamentos para la dirección de proyectos. Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.
